Quanto custa um funcionário CLT em 2026

Uma vaga aberta tem um número na cabeça de quem contrata: o salário. É esse número que entra na proposta, na conversa com o candidato e, quase sempre, na decisão de contratar ou não.

Só que não é esse número que sai da conta da empresa. Um salário de R$ 3.000 custa R$ 4.526,67 por mês para uma empresa do Lucro Presumido ou do Lucro Real, e R$ 3.600,00 para uma do Simples fora do Anexo IV, sem nenhum benefício. A mesma pessoa recebe R$ 2.751,40 líquidos.

Entre o que a empresa paga e o que a pessoa recebe existe uma distância que não aparece na proposta. Ela aparece no extrato, todo mês.

A resposta curta

Num salário de R$ 3.000, sem benefícios, o custo mensal para a empresa fica em:

• R$ 3.600,00 no Simples Nacional, fora do Anexo IV;
• R$ 4.526,67 no Lucro Presumido ou no Lucro Real.

No ano, a diferença entre os dois regimes, na mesma vaga, é de R$ 11.120,04. Por pessoa. Para outro salário e o regime da sua empresa, a calculadora do site faz a conta na hora, sem cadastro.

Por que o custo é maior que o salário

Porque o salário combinado é só a parte que a pessoa vê. Junto com ele nascem, no mesmo mês:

• a contribuição previdenciária patronal, que existe fora do Simples nos anexos I, II, III e V;
• o seguro de acidente do trabalho, que varia com o grau de risco da atividade e com o FAP da empresa;
• a contribuição para terceiros, o conjunto que inclui Sistema S, Incra, Salário-Educação e Sebrae;
• o FGTS, depositado todo mês na conta vinculada do trabalhador;
• o 13º salário, que nasce um doze avos por mês desde a admissão;
• as férias com um terço, que nascem no mesmo ritmo.

Os quatro primeiros saem do caixa no mês seguinte. Os dois últimos ficam guardados na contabilidade e só viram desembolso quando a pessoa tira férias ou quando novembro chega. Por isso a folha parece barata nos primeiros meses de uma empresa nova e cara no fim do ano: o custo sempre esteve lá, o que mudou foi o dia de pagar.

O que a pessoa recebe

No salário de R$ 3.000, com nenhum dependente, o líquido é de R$ 2.751,40 por mês, depois do INSS e do Imposto de Renda retidos na fonte.

Quem conversa com o candidato fala do primeiro. Quem recebe o holerite olha o segundo. Quem responde pelo caixa precisa do terceiro.

Benefícios entram por cima

Há empresas que não aplicam descontos nos benefícios, e isso varia de benefício para benefício. Tomando como base um pacote comum de vale-refeição e plano de saúde sem desconto, digamos R$ 950 por pessoa, a conta muda assim:

São R$ 11.400,00 por ano, por pessoa, em um pacote que na conversa da vaga costuma ser tratado como detalhe.

O custo é estável. O caixa, não.

O custo mensal de uma pessoa quase não muda ao longo do ano. O que muda é quando o dinheiro sai:

• Férias: saem no mês em que cada pessoa tira, com um terço a mais, e o mês seguinte vem com a folha reduzida.
• 13º: a primeira parcela vence até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro.
• Encargos e FGTS: vencem no mês seguinte ao da folha, o que joga a última folha do ano para janeiro.

Por isso um orçamento anual dividido em doze parcelas iguais acerta o total e erra o caixa. Sobre isso, vale a leitura de O 13º não vence em dezembro. Ele vence todo mês.

Uma pessoa é fácil. O time no tempo, não.

Fazer a conta de uma pessoa, num mês, é simples: qualquer calculadora faz, e uma IA monta uma planilha com ela em segundos. O difícil começa quando o tempo passa e o time mexe:

• alguém entra no meio do mês, e aquele mês pode contar ou não para o 13º e para as férias;
• a data-base da categoria chega, e o dissídio sobe a folha a partir daquele mês, não antes;
• cada pessoa tira férias num mês diferente, e o terço sai junto;
• o 13º vem em duas parcelas, e as guias vencem no mês seguinte ao da folha;
• alguém é desligado em julho e leva o proporcional de tudo;
• um PJ vira CLT, ou o contrário, no meio do ano;
• o benefício muda de valor, e em janeiro mudam as tabelas e o salário mínimo.

A planilha nasce certa e começa a errar na primeira mudança. Não por descuido: cada mudança exige refazer várias contas, em vários meses, para várias pessoas, e lembrar de todas. O CLT em Ordem nasceu exatamente desse limite, de uma planilha bem feita, dentro do RH, que parou de dar conta quando o time começou a mudar.

E se for PJ?

A comparação só é honesta quando os dois lados estão completos. O CLT de R$ 3.000 custa R$ 4.526,67 por mês no Lucro Presumido. Um prestador que emite nota de R$ 5.000 para fazer o mesmo trabalho não está economizando nada: está custando R$ 473,33 a mais por mês.

Além do valor, existe o risco. Contrato de PJ com pessoa que cumpre horário, recebe ordens diretas e trabalha com exclusividade pode ser reconhecido como vínculo de emprego, e aí a conta vem retroativa, com encargos, FGTS, férias e 13º de todo o período. Esse risco não é um número fixo, mas também não é zero, e ele pertence à decisão.

Como decidir sem chute

1. Comece pelo custo, não pelo salário. A pergunta útil não é "cabe R$ 3.000 no orçamento?", e sim "cabe R$ 4.526,67 por mês, no meu regime?".
2. Confira o seu grau de risco e o seu FAP. Eles mudam a conta e são específicos da sua empresa.
3. Some os benefícios desde o primeiro dia. Eles não são detalhe: são milhares de reais por ano, por pessoa.
4. Olhe o mês em que a pessoa entra. Quem começa em outubro custa três meses neste ano, mas doze no ano que vem, e já leva 13º proporcional em dezembro.
5. Separe o que é custo do que é caixa. O custo é estável; o desembolso tem calendário próprio.

Como estes números foram calculados

Os valores deste artigo saem do motor de cálculo do CLT em Ordem, com as tabelas de 2026 e premissas de mercado para grau de risco, FAP e contribuição a terceiros, sem dependentes, sem benefícios (exceto onde indicado), pessoa contratada antes de janeiro e sem afastamentos. Simples Nacional considerado fora do Anexo IV. Verificado em 22 de setembro de 2026.

A calculadora do site refaz essa conta com o seu salário e o seu regime, sem cadastro. E na conta grátis do CLT em Ordem o time inteiro entra por planilha, com o custo real de cada pessoa mês a mês e o calendário de quando cada parte sai do caixa. Crie a conta grátis.

Perguntas frequentes